Projektmanagement

Projektmanagement unterstützt Sie mit geeigneten Prozessen, Techniken und Methoden Ihr Projekt erfolgreich durchzuführen. Sie müssen sich entscheiden, welches PM am besten für Ihr Projekt geeignet ist. In der Regel unterscheidet man zwischen dem klassischen Projektmanagement z.B. nach PMI, agile Methoden z.B. SCRUM oder auch für Optimierungen nach Lean & Six Sigma.

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Was ist ein Projekt?

Ein Projekt sind eine Reihe von Aufgaben, die durchgeführt werden, um ein bestimmtes Ergebnis zu erreichen. Projekte können sehr einfach (to-do) oder auch sehr komplex (strategisch) sein. Das bedeutet es können sehr viele Personen in ein Projekt involviert sein. Komplexe Projekte werden in den meisten Fällen von einer Führungskraft ins Leben gerufen und an Projekt-Manager delegiert oder auch selbst durchgeführt. Projekte müssen in den meisten Fällen geplant, verwaltet und mit Werkzeugen bearbeitet werden, um das Ziel zeitgerecht zu erfüllen. Dazu werden Teilaufgaben an ein Projekt-Team gegeben, um die Stärken von allen zu Nutzen und schneller ans Ziel zu kommen.

Verschiedene Arten von Projekten

1 Generell unterscheiden wir drei Arten des Projektmanagements (PM). Das klassische, welches ein planerisches PM ist. Die Vorgehensweise dieser Projekte ist bekannt und mit planerischen Werkzeugen in einem Rahmenwerk (Framework) durchgeführt. In diesem Rahmen werden wenige Werkzeuge eingesetzt, da die Lösung eher bekannt ist. Das Projekt muss lediglich abgearbeitet werden. In diesem allgemeinen PM gibt es je nach Anbieter verschiedene Institute und Vorgehensweisen, die diverse PM Abschlüsse anbieten, wie PMI (Project Management Institute), GMP (Good Manufacturing Practice), IPMA (International Project Management Association) und weitere.

2 Eine weitere Art ist das Agile Projektmanagement, bei dem es sich ebenfalls um ein Framework handelt allerdings sind keine Werkzeuge vorgegeben. Die Zeit in der das Projekt abgearbeitet wird ist festgelegt und die Anforderungen werden daran angepasst. Oftmals wird diese Form für Projekte aus dem IT (Programmierung), dem Marketing und/oder der Entwicklung genutzt. In diesen Bereichen funktioniert das Agile Projektmanagement am besten. Im agilen Projektmanagement oder auch SCRUM gibt es verschiedene Abschlüsse wie SCRUM Master, SCRUM Product Owner usw. Diese Weiterbildungen dauern in der Regel nur wenige Tage und können online bei scrum.org geprüft werden.

3 Die dritte Art des des Projektmanagements ist das Verbesserungsprojekt-Management. Hierbei fällt der Name Lean Management und/oder Six Sigma. Lean + Six Sigma (Lean Six Sigma) hat den Ursprung bei Toyota und Motorola. Es ist zur Zeit eines der erfolgreichsten Projektmanagement-Methoden weltweit. Hinter Systemen wie Business Excellence, Continuous Improvement, KVP, Kaizen usw. steht Lean Six Sigma. Entgegen der allgemeinen Denke, dass Lean Six Sigma eher etwas für die Produktion ist können wir bestätigen, dass es in allen Branchen und Bereichen eingesetzt werden kann. Das Framework von Lean Six Sigma enthält mehr als 300 Werkzeuge aus dem QM, PM Bereich sowie Statistik und Change Management, welches in einer stringenten Roadmap (nicht Kreislauf) durchgeführt wird und das Prozessmodell Y=f(x) bildet.

Klassisch

Agile

LSS

Definition eines Projektes

Das Projektmanagement Institute (PMI) definiert ein Projekt als ein temporäres Vorhaben mit Start und Stopp, um ein Produkt und/oder eine Dienstleistung zu schaffen. Temporär heisst es wird in einem Zeitrahmen mit bestimmten Umfang und Ressourcen durchgeführt, um ein einzigartiges Ergebnis zu schaffen. Das Projekt wird außerhalb des Tagesgeschäfts durchgeführt.

Im Lean Six Sigma definieren wir von Alphadi® ein Projekt wie folgt: Ein LSS Projekt besitzt einen Prozess, mit einem Ergebnis, welches den Kunden und/oder das Unternehmen unzufrieden stellt. Der Weg zur Verbesserung des Prozessergebnisses führt durch das Prozessmodell von Six Sigma. Das Projekt wird dabei in 5 Abschnitte (DMAIC) unterteilt die jede für sich eine bestimmte Funktion haben. DMAIC ist kein Kreislauf sondern eine Roadmap. Jedes Projekt wird mit einem Projektteam durchgeführt, da die Lösung nahezu unbekannt ist. Daher muss das Team die wirklichen Kernursachen des Problems verstehen um diese zu beeinflussen. Sollte im Lean Six Sigma Projekt kein Prozess existieren, also es handelt sich nicht um eine Prozessoptimierung sondern um ein neues Produkt, so wenden wir Design for Six Sigma (DFSS) an.

Allgemeine Fragen zum Projekt

Ein Projekt startet mit einem Projektauftrag (Project Charter). In der Regel ist das eine Präsentation oder ein Dokument in dem bestimmte Fragen zu dem Projekt beantwortet werden, bevor der Projektleiter das Projekt übernimmt bzw. startet. Jeder Projektleiter sollte den Projektauftrag und deren Inhalte verstehen. Dazu kann man folgende Fragen stellen:

  • Welcher Punkt der Operating Agenda wird unterstützt?
  • Ist dieses Projekt mit anderen Projekten verbunden?
  • Was ist der Schmerz? (Bei Prozessverbesserung)
  • Was funktioniert nicht? (Bei Prozessverbesserung)
  • Warum sollten wir dieses Projekt machen?
  • Welches sind die Interessenvertreter? (Stakeholder)
  • Wie groß ist der Nutzen (Economic Profit)?
  • Was ist der Einsatzwert?
  • Was sind unsere Verbesserungsziele?
  • Seit wann existiert das Problem? (Bei Prozessverbesserung)
  • Wo tritt das Problem auf? (Bei Prozessverbesserung)
  • Wie lange besteht es schon? (Bei Prozessverbesserung)
  • Wie ist der Prozess aufgebaut? (Bei Prozessverbesserung)
  • Was sind die Einflussfaktoren? (Bei Prozessverbesserung)
  • Wer ist der Projektleiter und das Team?
  • Wie werden wir das Projekt bearbeiten?
  • Wann finden die (Gate Reviews) statt?
  • Wann wird das Projekt fertiggestellt sein?
  • Wie wird der Projekterfolg gemessen?
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SCRUM - agiles Projektmanagement

SCRUM ist eine agile Projektmanagement Methode, die Ihren Ursprung in der Softwareentwicklung hat. Die klassische Vorgehensweise hat viele Projektleiter durch zu viele formelle und planerische Vorgaben nicht mehr überzeugt. Die klassische Vorgehensweise ist starr und unflexibel, wenn schnelle Veränderungen durchgeführt werden müssen. Dadurch ist die Grundidee des agilen Projektmanagements entstanden. Kommunikation- und Anpassungsfähigkeit sowie die Kundenorientierung werden stark erhöht.

„Ein Rahmenwerk, innerhalb dessen Menschen komplexe adaptive Aufgabenstellungen angehen können, und durch das sie in die Lage versetzt werden, produktiv und kreativ Produkte mit dem höchstmöglichen Wert auszuliefern.“

Ken Schwaber / Jeff Sutherland

Agile PM-Methoden werden durch die Reduktion von Entwicklungszeiten, um wettbewerbsfähig zu bleiben, immer öfter eingesetzt. Im Allgemeinen legen agile Methoden den Schwerpunkt auf schnelle Iterationszyklen und Flexibilität. Agile Methoden sind leichtgewichtig, einfach zu verstehen aber sehr schwierig zu meisten. Das beliebteste agile Projektmanagement ist SCRUM, weil es einfach zu implementieren ist. Es ist ideal für Softwareentwickler.

Anwendung von SCRUM

  • Erforschung und Identifizierung rentabler Märkte, Technologien und Produktfähigkeiten;
  • Entwicklung von Produkten und Erweiterungen;
  • Auslieferung von Produkten und Erweiterungen, regelmäßig und mehrmals täglich;
  • Entwicklung und Aufrechterhaltung von Cloud-Umgebungen (online, sicher, on-demand) und anderer Produktivumgebungen;
  • Erhaltung und Erneuerung von Produkten.

Bei agilen Rahmenwerken werden die Projektziele durch den Kunden (intern oder extern) festgelegt, aber das Endergebnis kann sich im Laufe des Projekts ändern. Das Projektteam arbeitet in Zyklen (iterativ) und wertet die Ergebnisse am Ende aus. Dabei kann anschließend das Endergebnis modifiziert werden, um die Bedürfnisse des Kunden besser zu treffen. Durch kurze und schnelle Wege kann das Team innovativ und flexibel sein.

SCRUM ist nicht gleich SCRUM

SCRUM ist ein Framework. Das heißt es gibt einen groben Rahmen für den Ablauf Ihrer Projekte vor, wie zum Beispiel die Meetings oder die Rollenverteilung. Diese Elemente einzuführen ist relativ einfach. Doch SCRUM ist mehr als nur einen groben Fahrplan zu folgen, es geht um kontinuierliche Verbesserung. Doch wie können wir uns kontinuierlich verbessern? Zunächst ist es wichtig, dass Sie Ihr Vorgehen überprüfen. Durch das Überprüfen können Sie frühzeitig Probleme, aber auch Abweichungen von einem Zielzustand erkennen und sofort reagieren. Überprüfen und Anpassen bilden zusammen mit der Transparenz die Bausteine für die empirische Prozessteuerung auf die SCRUM aufgebaut ist, Sie wollen erreichen, dass Sie mit Ihrem Wissen aus bereits bekannten Ihre Entscheidungen und Ihr Vorgehen positiv beeinflussen können.

Das Rahmenwerk unterstützt Sie bei der Überprüfung und Anpassung indem es durch die Events eine Gelegenheit hierfür liefert. Nur die Ereignisse alleine machen noch kein gutes SCRUM Team aus, wir müssen besser werden, doch worin? Zum Beispiel in den Werten die das Rahmenwerk mit sich bringt. Diese sind Offenheit, Mut, Selbstverpflichtung, Focus und Respekt.

Die SCRUM - Rollen

Die Rollen in SCRUM sind so gewählt, dass eine optimale Flexibilität, Kreativität und Produktivität während der Entwicklung vorliegt. Das SCRUM Team ist klar definiert. Es existiert ein SCRUM Master, ein Product Owner und ein Entwicklungsteam. Einen Projektleiter in der klassischen Form existiert nicht. Die Verantwortlichkeiten des Projektleiters sind nun auf das SCRUM Team verteilt.

Product Owner

Wertmaximierung des Produktes

SCRUM Master

Umsetzung der Methodik

Teammitglied

Fertigstellung des Produktinkrements

Der Product Owner hat die Verantwortung für das Produkt. Er sorgt dafür, dass das entwickelte Produkt den maximalen Wert bekommt. Ein Produkt kann ziemlich viele Facetten haben, die meisten werden jetzt an einen Gegenstand denken, wie zum Beispiel einen Kugelschreiber, ein Laptop oder auch ein Auto. Doch Produkte können auch Dienstleistungen und andere Ergebnisse sein.

Der SCRUM Master sorgt dafür, dass die Regeln des SCRUM eingehalten werden. Die Regeln lernen wir weiter unten kennen.

Das Entwicklungsteam ist ein Team von 3-9 Personen und entwickelt das Produkt. Die notwendigen Kenntnisse und Fähigkeiten für die Entwicklung des Produktes sollten im Entwicklungsteam vorhanden sein. Unter dem Begriff Entwickeln fallen alle Tätigkeiten, um das Produkt herzustellen.

SCRUM - Sprint

Der Sprint ist ein begrenzter Zeitraum von maximal einem Monat. Er dient als Container für die Kernelemente von SCRUM und bietet das Grundgerüst welches sich immer wiederholt, solange das Projekt noch nicht abgeschlossen ist. Die Anzahl an Sprints sind variabel. Sie hängen vom Produkt aber auch von ihrer Länge ab. Jeder Sprint sollte mit einem fertigen Produktinkrement enden, welches man sich als Teilprodukt vorstellen kann.

Vor dem ersten Sprint...

Vor dem ersten Sprint stellen Sie das Team zusammen und der Product Owner sollte die ersten Anforderungen in dem Produkt Backlog aufgenommen haben. Der Produkt Backlog ist eine lebende Liste mit Anforderungen, die das Produkt erfüllen soll. Durch den Product Backlog sorgt der Product Owner dafür, dass das Produkt einen hohen Marktwert bekommt, indem er beispielsweise die Anforderungen priorisiert. Bevor der erste Sprint startet muss auch die Sprintlänge festlegt werden, diese bleibt über das komplette Projekt gleich.

Was passiert in einem Sprint?

Jeder Sprint startet mit einem Sprint Planning Meeting. An diesem Meeting nimmt das gesamte SCRUM Team, also der Product Owner, der SCRUM Master und das Entwicklungsteam teil. Ziel des Meetings ist es den bevorstehenden Sprint grob zu planen, dafür wird festgelegt welche Anforderungen das zu entwickelnde Produktinkrement enthalten soll und welche Aufgaben damit einhergehen. Dieses wird im Sprint Backlog festgehalten.

Dann beginnt auch schon die eigentliche Entwicklungsarbeit. Die ausgewählten Anforderungen werden umgesetzt. Während des gesamten Sprints trifft sich das Entwicklungsteam täglich zur gleichen Zeit am gleichen Ort in einem kurzen Meeting, dem Daily SCRUM, um den aktuellen Fortschritt aufzuzeigen und sich für den kommenden Tag abzusprechen.

Am Ende eines jeden Sprints findet das Sprint Review und die Sprint Retrospektive statt. Im Review wird das entwickelte Produktinkrement den wichtigsten Stakeholdern, die neben den SCRUM Team anwesend sind, vorgestellt. Gemeinsam wird über das entstandene Inkrement diskutiert, um anschließend den Produkt Backlog (Anforderungsliste) an die neuen Erkenntnisse anzupassen.

Das letzte Meeting ist die Retrospektive, hier kommt das gesamte SCRUM Team zusammen um sich selbst und die Umsetzung von SCRUM zu überprüfen. Am Ende des Meetings soll eine Verbesserung ausgearbeitet sein, welche auch gleich in den Sprint Backlog für den kommenden Sprint aufgenommen wird.

KANBAN - Agiles Projektmanagement

Ein weiteres Framework des agilen Projektmanagement ist Kanban. Der Ursprung ist von Toyota in Japan. Es wurde als visuelles Kartensystem in den 1940er Jahren eingesetzt, um zu signalisieren, dass ein Prozessschritt (Aktivität) fertiggestellt worden ist und nun neues Material benötigt wird. Man kann es sich als ein Ampelsystem vorstellen. Dieser visuelle Ansatz eignet sich auch für die Verwaltung von Projekten, die einen stetigen Output (Ergebnis) in einer Zeiteinheit benötigen.  Das Team erhält die Aufgaben als visuelle Notiz oder Online und kann diese schrittweise abarbeiten. Der Fortschritt ist dabei gut zu erkennen und eine Verzögerung kann schnell identifiziert werden.

Dokumente zum Download

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